[TH] วิธีสร้าง Project Management Timeline ฉบับเบื้องต้น ที่เอาไปใช้ได้กับทุกๆเรื่อง

หลายๆครั้งเราเริ่มโปรเจคไม่ว่าจะเป็นโปรเจคที่บริษัท โปรเจคก้อนใหญ่ที่รับมา หรือโปรเจคส่วนตัว เราอาจจะไม่ได้มีเทคนิคหรือวิธีการวางแผนที่ชัดเจน ทำให้เราพลาดกำหนดส่งหรือเป้าหมายเวลาที่เราคาดหวังไว้ วันนี้โบจะมาแชร์เทคนิคเบื้องต้นในการสร้าง project timeline ที่จะทำให้เราเห็นภาพงานเราชัดเจน ทำงานได้ตรงเป้าหมาย แถมยังคาดเดากำหนดวันที่เสร็จได้ดีกว่าเดิมอีกด้วย

Project Management Timeline คืออะไร?

สิ่งที่เราได้ยินกันบ่อยที่สุดเวลาทำอะไรซักอย่างที่ต้องการResult คือคำว่า Deadline ซึ่งมันคือขอบเขตที่กำหนดว่าเราจะต้องทำอะไรซักอย่างให้เสร็จ ภายในเจ้าขอบเขตตัวนี้ หากเราไม่มีการวางแผนทำงานที่ดี ความเสี่ยงที่เราจะไม่สามารถทำงานให้เสร็จ ก็จะมีสูง ฉะนั้นการที่เราจะทำงานให้เสร็จได้ตามกำหนดแบบบริหารความเสี่ยงได้ดี เราจึงต้องมีการวางแผน

Project Management Timeline จึงเป็นหัวในหลักของทุกๆโปรเจค มันช่วยให้เราเห็นภาพว่าในแต่ละ Stage ของงาน เราควรทำถึงไหน อะไรเสร็จเมื่อไหร่ ตอนนี้ถึงไหนแล้ว ทำได้ตรงตามที่วางแผนไว้ไหม พอเราทราบข้อมูลพวกนี้ มันจะช่วยให้เราบริหารความเสี่ยงและจัดเรียงความสำคัญของแต่ละ Tasks ในงานได้ดีขึ้นมากๆเลยทีเดียว

ซึ่งเทคนิคการสร้างนั้นมีมากมาย ณ ปัจจุบันเราได้มีการใช้ Tools เข้ามาเพิ่ม เพื่อให้เราสร้างมันออกมาแบบเป็นรูปภาพ และมีเนื้อหาสำคัญออกมาโชว์ได้อย่างชัดเจน แถมบางเครื่องมือยังช่วยให้เราอัพเดตมันได้ตลอด

Project Management Timeline ส่วนใหญ่ใช้ทำอะไร?

• ติดตาม progress ของงาน ว่าทำถึงไหนแล้ว
• แสดงผลภาพของกิจกรรมต่างๆในโปรเจคแบบให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
• บริหารเวลาของงานแต่ละส่วนของโปรเจค
• พัฒนาการสื่อสารและความเข้าใจงานระหว่างคนในทีม

Project Management Timeline ควรมีอะไรบ้าง?

สิ่งสำคัญที่ควรมี หลักๆเลยคือ

• Tasks ทั้งหมดที่เราต้องทำให้เสร็จ
• ระยะเวลาที่ใช้ในการทำ Task นั้นๆ (Estimation)
• วันเริ่มและวันจบงานของแต่ละ Task
• Task Dependencies หรือ ความข้องเกี่ยวข้อง Task นั้นๆกับTaskอื่น ที่ไม่สามารถแยกออกจากกันได้ ต้องพึ่งพาและทำไปด้วยกัน หรืออย่างใดอย่างนึงต้องเสร็จก่อนอีกอย่าง

อุปสรรค์ที่ทำให้เราสร้าง Project Management Timeline ที่ดีได้ยาก

• เราไม่รู้ชัดเจนว่างานนั้นๆมันใช้เวลาเท่าไหร่ (Estimation)
• ข้อมูลโปรเจคมีไม่เพียงพอ
• กำลังในการทำงานไม่ชัดเจน หรือไม่เพียงพอ (Resource availability)

ขั้นตอนการสร้าง Project Management Timeline

Step 1. เขียนคำอธิบายโปรเจคสั้นๆ

ก่อนเราจะเริ่มโปรเจคได้ เราควรสามารถพูดถึงมันได้ในรูปแบบประโยคสั้นๆได้ใจความ โดยยังคงประเด็นสำคัญต่างๆเพื่อให้เราเข้าใจ goalของtimelineนี้ได้ ถ้าเกิดเราไม่สามารถคิดตรงนี้ออกมาได้ แสดงว่าเรายังวางgoal ไว้ไม่ชัดเจน

ถ้ายังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มยังไง ลองเริ่มจากการหาคำตอบของสิ่งเหล่านี้

• ชื่อโปรเจค
• จุดประสงค์
• ประโยชน์
• ค่าใช้จ่ายที่ประเมินไว้คร่าวๆ

Step 2. จัด Scope ของงาน

Scope เป็นพื้นฐานสำคัญที่สุดในการเริ่มทำtimelineเลย เพราะเราจะไม่สามารถจัดเรียงอะไรได้ ถ้าเราไม่รู้ว่างานทั้งหมดนั้นมีขอบเขตเท่าไหร่ ซึ่งในการจัดนี้ เราจะได้ก้อนงานมาก้อนนึง ซึ่งคือก้อนที่เราจะเอามาจัดtimeline นั่นเอง

Step 3. สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน

การสร้างโครงสร้างการแบ่งงานหรือ Work Breakdown Structure (WBS)นั้นคือการแตกก้อนงานออกมาเป็นส่วนที่ย่อยลง หลังจากที่รู้แล้วว่าscopeมันมีอะไรบ้าง หรือเข้าใจง่ายๆคือการแบ่งscopeออกมาเป็นpartย่อยๆ (ที่รวมกันแล้วยังเป็นscopeหลัก) และแบ่งส่วนย่อยนี้ออกมาเป็นโครงสร้าง

ซึ่งในการแบ่งส่วนนี้ สามารถแบ่งได้ตามหลักที่เราต้องการได้เลย เช่น แบ่งตามcomponentของระบบ แบ่งตามหน้าที่งาน แบ่งตามกิจกรรมย่อย ตัวอย่างเช่น

แบ่งตาม Phase ของงาน

แบ่งตาม Component ระบบ

Step 4. สร้างลิสว่ามี Taskอะไรบ้าง

จะเห็นว่าในโปรเจคนึงนั้นมีส่วนประกอบมากมาย ตามที่เราแบ่งมาเป็น WBS ดังนั้นขั้นตอนต่อไป คือโฟกัสแต่ละจุดละแบ่งว่าข้างในมันมี taskอะไรบ้าง ซึ่งtaskเหล่านี้ควรมีขนาดไม่เล็กใหญ่จนเกินไป คืออ่านแล้วเข้าใจว่าครอบคลุมจุดไหน ละactionableจบได้

Step 5. หา dependencies

จากที่เราแบ่ง taskออกมาแล้วนั้น เราจะเห็นว่าบางtaskเป็น independent task ที่ทำเสร็จได้ในตัวมันเอง ไม่ต้องรอใครหรือมีใครมารอ แต่ก็จะมีtaskอีกส่วน ที่มันมี dependencies คือต้องทำมันก่อน พร้อมกัน หรือหลังtaskอื่นๆ ฉะนั้นขั้นตอนนี้เราต้องมาแยกก่อน ว่าอะไรเป็นอะไรและต้องพึ่งพาอะไรบ้าง

Step 6. กำหนดเวลาและกำลังในการทำ (Estimation)

ขั้นตอนนี้สำคัญมากๆในการทำproject management timeline เพราะมันจะทำให้เราสามารถบริหารความเสี่ยงและเข้าใจได้ว่า taskไหนใช้เวลาทำเท่าไหร่ และมีความเสี่ยงที่จะล่วงเวลาหรือไม่ ซึ่งในการกำหนดว่าtaskไหนใช้เวลาเท่าไหร่นั้น

เริ่มแรกหากยังไม่เคยทำเลย แนะนำให้ลองเทคนิค T-Shirt Sizing คือให้ลองกำหนดตามไซส์ของงานตามความใหญ่ เช่น XS, S,M,L, XL โดยเทียบมันกันเอง แล้วเราจะรู้ว่า งานไหนใหญ่กว่าอันไหน หรือจะใช้fibonacci points (0,1,2,3,5,8,13..) ก็ได้

หรือบางคนสะดวกกำหนดวัน ชั่วโมง ไปเลย ก็ใช้ได้เช่นกันค่ะ

Step 7. จัดการ resources

ถ้าเป็นงานเราทำคนเดียว ตรงนี้อาจจะเข้าใจได้ง่าย แต่งานส่วนใหญ่จะมาในรูปแบบทีมที่ต้องทำด้วยกัน ฉะนั้นในการจัดการresource นอกจากจะต้องคำนึงแค่จำนวนคนแล้ว ยังต้องคำนึงถึงความสามารถและสกิลที่แต่ละคนสามารถทำได้ เพื่อการกะresourceที่แม่นยำ

การสรุปresourceออกมา จะทำให้เรารู้ได้ว่า เมื่อเทียบกับtaskทั้งหมดที่estimateออกมาแล้วนั้น งานทั้งหมดในscopeที่เราจัดไว้ สามารถทำเสร็จได้หรือไม่ หากสรุปออกมาแล้วresourceเยอะกว่าscope เราอาจจะสามารถตัดresourceออกเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย หรือสามารถเพิ่มscopeให้เข้ากับจำนวนresourceเพื่อให้ได้งานมากขึ้น ในทางกลับกัน หากresourceดูแล้วมีน้อยกว่าจำนวนงานในscope เราจะต้องเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงาน และตัดบางtaskออกไปจากscope หรือเพิ่มจำนวนresourceให้สามารถทำงานได้เสร็จตามงานที่วางไว้

Step: 8. สร้าง milestones (เหตุการณ์สำคัญในtimeline)

milestone เป็นส่วนสำคัญใน project management timeline มันช่วยให้เราติดตามความคืบหน้าของงานและเห็นภาพของงานมากพอที่จะสามารถให้feedbackได้ มองให้มันเป็นเหมือนจุดๆนึงบนกราฟ ว่า ณ จุดนั้นแล้ว งานเราควรมีหน้าตายังไง taskอะไรควรเสร็จไปแล้ว หรือจะใส่project deliverablesไว้ในmilestonesเลยก็ได้ ณ โมเม้นที่เราถึงmilestoneนั้น หมายความว่า สิ่งในนั้นมันจะต้องเสร็จ ไม่ใช่กำลังทำหรือเริ่มทำ

Step 9. เลือก Tool เข้ามาช่วยในการทำ timeline

ถึงแม้ว่าเราจะสามารถวาดมันลงบนกระดาษหรือใช้โปรแกรมทั่วไปได้ ในปัจจุบันมันมีเครื่องมือมากมายที่มาช่วยตรงนี้ หลายๆอันยังฟรีอีกด้วย
ที่ฟรีๆจะมี Office Timeline Online ของเครือ Microsoft, Preceden (เวอร์ชั่นฟรีใส่ได้แค่10 events), Venngage (ได้ 5 timelines แต่exportไม่ได้ ใช้ได้แค่บนเว็บ)

แบบเสียเงินมีดีๆมากมาย ที่แนะนำคือ teamgantt ส่วนตัวเล่นแล้วใช้งานง่าย และสามารถassign เคลื่อนย้าย คอมเม้นจุดต่างๆได้ดีค่ะ

หรือสำหรับคนสนใจเพิ่มเติมสามารถดูtoolได้ในลิสข้างล่างพร้อมลิ้งใต้นี้ค่ะ ทุกเจ้าจะมีช่วงฟรี หรือกำหนดฟีเจอร์ฟรีให้ลองใช้เบื้องต้น

https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-project-timeline-management-software/

Step 10. แชร์ timelineกับผู้เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะstakeholders

จากการที่เรามีtoolข้างบน ถ้าหากเรามีtoolที่present timelineได้ดีชัดเจน แถมinteractได้ มันจะช่วยเพิ่มความมั่นใจ เพิ่มการสื่อสาร และเพิ่มความเข้าใจงานระหว่างเรากับผู้เกี่ยวข้องอื่นๆได้ดีมากๆอีกด้วย

CONCLUSION:

การสร้าง Project Timeline ช่วยให้เราจัดตารางงาน วางแผนความคืบหน้าของแต่ละช่วงของโปรเจค เข้าใจscopeและเนื้อหาtaskข้างใน และจัดการresourceได้ชัดเจนขึ้น เป็นสิ่งสำคัญมากๆในการบริหารโปรเจค ซึ่ง ณ ปัจจุบันมีToolมากมายให้เลือกใช้ ใช้ได้แม้กระทั่งเรื่องส่วนตัว เช่น หากใครกำลังเรียนอยู่แล้วต้องจัดตารางการเรียน ไม่ว่าจะเป็นcourseทั่วไป, training หรือสอบเก็บใบเซอร์ หากเรารู้สึกว่าเราไม่ค่อยทำตามเวลา ไม่มีแผน ลองนำการใช้ timeline มาใช้ดูค่ะ